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オフィス移転をする際には、解約予告の出し忘れや、インターネット工事の手配漏れなど、移転までにある手続きのミスがよくあります。いつまでに、どんなことに注意しながら準備を進めればいいのでしょうか。

ということで今回は、事務所移転の計画から入居までを6ヶ月前からの手順として解説します。
オフィス移転マニュアルとして、どうぞご覧下さい。

移転まで6ヶ月

• 移転目的の明確化
  移転する動機とも言えます。
  オフィスがなかなか見つからないという方は、この部分がはっきりしていないケースが多いです。
  目的を明確化することで、物件探しもスムーズに進められます。 
  • 移転目的の例
    • 増員予定
    • 賃貸コストの削減
    • 事務所環境の改善
    • 支店開設
    • 分散している事務所の統合
    • 交通利便性の改善
    • 企業イメージの改善　など
• 移転スケジュールの作成
  まず、今入居している事務所の契約書を確認しましょう。
  解約予告の期間と方法、退去時の原状回復や保証金（敷金）の返還方法などを確認します。
  確認することで、現事務所の退去日を決定し、それにあわせるように移転先の入居日を予定します。 
  • 注意点
    • 解約予告期間は賃貸事務所の場合、3ヶ月前または6ヶ月前が一般的。
    • 多くの事務所物件が、原状回復工事を終わらせて完全に退去するまでが契約期間。
• 移転先事務所の条件の優先順位設定
  理想の物件を探すために、どの条件を優先するか順位を決めます。 
  • 面積
    どれくらいの広さが最低限必要なのか。
    1名あたり3坪を基本として考えると、ミーティングスペースなども含んだ目安となります。
  • 予算
    イニシャルコスト：保証金（敷金）・礼金・前家賃・前共益費・仲介手数料
    ランニングコスト：賃料・共益費・水道光熱費・看板使用料など
  • 立地条件
    駅との距離、周辺環境、通勤、取引先とのアクセスなどを考慮した立地条件。
  • 設備・仕様
    電気容量・セキュリティー・ＯＡフロア・駐車場・使用時間・電話回線・天井高など

移転まで6ヶ月～3ヶ月

• 物件情報の収集
  設定した条件をもとに、物件選定していきます。
  情報を収集する方法はいろいろありますが、ここは是非当社にお任せ下さい！
• 物件の内覧や下見
  収集した物件情報の中から設定した条件に近いもの、また気なった物件を選び、内覧や下見をします。
  現地でしかわからないことも多くありますので確認が必要です。
  実際に現地に行ったら確認すべき事を以前の記事でまとめてますので、こちらもご覧下さい。
  賃貸事務所を見に行ったときに、必ず確認しなければならない10のこと
• 入居申込書の提出（入居の審査）
  内覧をし、物件が決まったら入居申込書を貸主に提出します。
  添付書類は会社概要のほか、決算報告書や連帯保証人の収入証明なども求められる場合もあります。
  前もって確認して不備がないようにしましょう。
  提出された書類をもとに貸主が入居の審査を行います。
  通常は1週間前後で可否の返答が出ます。

移転まで3ヶ月～1ヶ月

• 契約の準備
  審査が通ったら、契約の準備になります。
  契約書の案文などで、細かい契約内容の確認、また契約時に必要な費用を算出します。
  また、契約時に必要な書類の準備も行います。 
  • 契約時に必要な費用
    • 敷金（保証金）
    • 礼金
    • 前家賃
    • 前管理費
    • 仲介手数料
    • 火災保険料
  • 契約時に必要な書類
    • 会社謄本
    • 会社印鑑証明
    • 連帯保証人の住民票
    • 連帯保証人の印鑑証明
• 内装、レイアウトの見積り
  契約準備の段階でレイアウトや内装工事の内容を詰めていきます。
  レイアウトなどは、物件がある程度決まった段階で決定しておきましょう。 
  • 入居までに行われる工事等
    • 電話移設、開設工事
    • 電気工事
    • 什器購入
    • インターネット回線工事
    • パーテーション
• 契約締結
  契約内容の確認、書類の準備ができたら重要事項の説明を受けて、契約金の入金をし、契約書への捺印を行います。
  借主と貸主が双方立ち会いで調印する場合と郵送や仲介会社が持ち回って行う契約もあります。

移転（入居）

契約が終わればいよいよ移転です。
ここからは、引越しまでにやるべきこととなります。

• 印刷物の手配
  移転案内状や名刺、パンフレットなどの住所が記載された印刷物の手配をします。 
  • 注意する点
    新住所は重要事項説明書や契約書に記載されていますが、建築中の物件や新築の物件は住所が決まっていない場合があります。
    その場合、契約書類には、地番という登記簿上の住所が記載されています。
    この地番は住居表示住所とは異なる為、郵送物などが届きません。
    住所記載の欄に地番と書いてあれば、貸主または仲介会社に確認をして下さい。
• 各種の手続き
  本店移転登記手続きや各関係官庁への住所変更の届出など 
  • 主な届出先
    • 法務局（移転登記）
    • 税務署（変更届）
    • 社会保険事務所（変更届）
    • 労働基準監督署（各変更届）
    • 郵便局（転居届）
• 引越し
  いよいよ引越し、入居です。
  事務所の場合、他の入居企業との関係から、土日の休日に搬入をお願いされることもあります。
  また、エントランスやエレベーター内の壁や床の保護のために養生も必要になります。
  事前に確認しておきましょう。

以上が賃貸事務所移転の計画から入居までの流れとなります。
オフィス移転の参考になれば幸いです。
もちろん当社では、計画段階からのご相談も承っております。
その際は、お気軽にお問合せ下さい。